Privacyverklaring

01Wie verwerkt jouw gegevens

Flowdesk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze website en in het contact met ons worden verzameld. Onze gegevens:

Onderneming

Flowdesk V.O.F., gevestigd te Utrecht, Nederland

Handelsregister

KvK-nummer  

E-mail

info@flowdeskagency.com

WhatsApp

+31 6 17347782

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; daartoe zijn we wettelijk niet verplicht. Vragen over privacy komen binnen op het e-mailadres hierboven en worden door ons zelf behandeld.

02Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor privacy is het verschil tussen die twee rollen belangrijk, omdat je bij een andere partij moet zijn afhankelijk van welke gegevens het betreft.

• Verwerkingsverantwoordelijke. Voor bezoekers van deze website, voor mensen die contact met ons opnemen en voor onze eigen klantadministratie bepalen wij zelf waarom en hoe we gegevens gebruiken. Deze verklaring gaat daarover.
• Verwerker. Zodra we klantenservice en disputes afhandelen voor een webshop, werken we met gegevens van de klanten van die webshop: bestelgegevens, e-mails, adressen, betaalgeschillen. Daarvan is de webshop de verantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend in opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst die bij elke opdracht hoort.

03Welke gegevens en waarom

We verzamelen niet meer dan nodig. Per soort gegevens staat hieronder waarvoor we het gebruiken en op welke wettelijke grondslag dat gebeurt.

Websitegebruik

Bezochte pagina's, klikken op knoppen, type apparaat en browser, bij benadering je land of regio. Doel: zien welke pagina's en welke knoppen werken, zodat we de site kunnen verbeteren. Grondslag: jouw toestemming, gegeven via de cookiemelding. Weiger je, dan meten we je niet.

Contactverzoeken

Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht, wanneer je ons mailt of via WhatsApp benadert. Doel: je vraag beantwoorden en eventueel een samenwerking voorbereiden. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen daaraan voorafgaand, en voor het overige ons gerechtvaardigd belang om op berichten te reageren.

Kennismakingsgesprek

Naam, e-mailadres en het gekozen tijdstip wanneer je via onze planningslink een gesprek inplant. Doel: het gesprek voeren. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen daaraan voorafgaand.

Klantadministratie

Bedrijfs- en contactgegevens, facturen en correspondentie van opdrachtgevers. Doel: de opdracht uitvoeren, factureren en onze boekhouding voeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht voor de administratie.

Technische logs

IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina, vastgelegd door onze hosting- en beveiligingspartij. Doel: de site draaiend en veilig houden, misbruik en aanvallen afweren, storingen opsporen. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een beschikbare en veilige website.

We verwerken via deze website geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of politieke voorkeur. Vraag daar in een bericht aan ons dus ook niet naar en stuur ze ons niet ongevraagd toe.

De website is niet gericht op kinderen onder de zestien jaar. We benaderen ze niet actief en verzamelen hun gegevens niet bewust.

04Cookies en lokale opslag

Cookies zijn kleine bestandjes die een website op je apparaat plaatst. Wij gebruiken er weinig, en geen enkele voor advertenties. We verkopen geen gegevens door.

fd-cookies

Geen cookie maar lokale opslag in je browser, waarin alleen je eigen keuze "geaccepteerd" of "geweigerd" staat. Zonder dit zouden we de cookiemelding bij elk bezoek opnieuw tonen. Functioneel, dus hiervoor is geen toestemming nodig. Blijft staan tot je hem wist of je keuze wijzigt.

_ga en _ga_*

Cookies van Google Analytics die je bij een volgend bezoek als dezelfde terugkerende bezoeker herkennen, zodat we niet elke sessie als een nieuwe persoon tellen. Worden pas geplaatst nadat je op Accepteren klikt. Bewaartermijn maximaal twee jaar.

Tot het moment dat je toestemming geeft, staat Google Analytics in de stand waarin er geen cookies worden geplaatst en er alleen een signaal zonder herkenning wordt verstuurd. Klik je op Weigeren, dan blijft dat zo. We hebben daarnaast ingesteld dat IP-adressen verkort worden verwerkt.

Van gedachten veranderd? Je kunt je keuze hier op elk moment wijzigen. De melding verschijnt dan opnieuw.

Cookievoorkeur wijzigen

05Wie ontvangt jouw gegevens

We schakelen een klein aantal dienstverleners in. Zij mogen de gegevens uitsluitend voor ons gebruiken en niet voor eigen doeleinden. Met partijen die als verwerker optreden hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Google Analytics

Meet het gebruik van de website. Alleen actief na jouw toestemming. Aanbieder: Google Ireland Limited.

Google Fonts

De lettertypen van deze site worden van de servers van Google geladen. Daarbij wordt je IP-adres aan Google doorgegeven, ook als je geen toestemming voor statistieken geeft, omdat de pagina zonder lettertypen niet kan worden weergegeven. Aanbieder: Google Ireland Limited.

Hosting en beveiliging

Onze website draait bij een hostingpartij en gaat via een beveiligings- en versnellingsdienst die aanvallen afvangt. Beide verwerken daarbij technische logs met je IP-adres.

E-mail en ticketsysteem

Berichten aan ons komen binnen in onze e-mailomgeving. Voor opdrachten van klanten werken we in een ticketsysteem. Welke systemen dat per opdracht zijn, staat in de verwerkersovereenkomst met de betreffende opdrachtgever.

Planningstool en WhatsApp

Plan je een gesprek in of stuur je een WhatsApp-bericht, dan verlaat je onze site en gelden ook de voorwaarden van die partij. Zolang je niet klikt, worden er via deze knoppen geen gegevens gedeeld.

Boekhouding en advies

Onze boekhouder en, als het zo uitkomt, een jurist of accountant kunnen inzage hebben in facturen en correspondentie. Zij zijn tot geheimhouding gehouden.

Verder verstrekken we gegevens alleen aan derden als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

06Doorgifte buiten de EER

Een deel van de partijen hierboven is Amerikaans of heeft daar servers. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen. Dat mag alleen met passende waarborgen. Wij steunen daarbij op het adequaatheidsbesluit voor het EU-US Data Privacy Framework, en waar dat niet geldt op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen.

Wil je een kopie van de waarborgen die voor een specifieke partij gelden, vraag er dan naar via info@flowdeskagency.com.

07Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren niets langer dan nodig voor het doel waarvoor we het hebben verzameld.

Statistieken

Veertien maanden, daarna verwijdert Google Analytics de gebeurtenisgegevens automatisch.

Contactverzoeken

Tot vierentwintig maanden na het laatste contact, tenzij er een samenwerking uit voortkomt. Dan gaan de gegevens over naar de klantadministratie.

Klantadministratie

Zeven jaar na afloop van het boekjaar, want zo lang moeten wij onze administratie fiscaal bewaren.

Gegevens namens opdrachtgevers

Volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Na afloop van de opdracht geven we ze terug of verwijderen we ze, tenzij een wettelijke plicht anders bepaalt.

Technische logs

Kort, bij onze hosting- en beveiligingspartij, en alleen zolang dat voor beveiliging en foutopsporing nodig is.

08Hoe we gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Verkeer met deze website loopt versleuteld via https. Toegang tot systemen is persoonsgebonden en beveiligd met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie waar dat kan. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat ze voor hun werk nodig hebben en zijn gebonden aan geheimhouding.

Vermoed je een lek of zie je een kwetsbaarheid, meld het dan op info@flowdeskagency.com. We pakken zo'n melding met voorrang op. Gaat het om een datalek met risico voor betrokkenen, dan melden we dat binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, bij de mensen om wie het gaat.

09Jouw rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten. Je kunt ze uitoefenen door te mailen naar info@flowdeskagency.com.

• Inzage. Opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Rectificatie. Onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering. Je gegevens laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking. De verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld zolang een correctie loopt.
• Bezwaar. Bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid. De gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Toestemming intrekken. Je toestemming voor statistieken op elk moment intrekken, via de knop in hoofdstuk 04. Dat geldt vanaf het moment van intrekken en raakt niet wat daarvoor al is gemeten.

We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we om aanvullende informatie vragen waarmee je aantoont dat jij het bent.

Gaat je verzoek over gegevens die wij namens een webshop verwerken, zie dan hoofdstuk 02: die moet je bij de webshop zelf indienen.

10Klacht indienen

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Meestal lossen we het samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11Geen profilering of automatische besluiten

We nemen geen besluiten over mensen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen hebben. We stellen geen profielen op van websitebezoekers en gebruiken de statistieken niet om individuen te volgen; ze dienen om te zien welke pagina's en knoppen werken.

12Wijzigingen in deze verklaring

Verandert onze dienstverlening of de manier waarop we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staan het versienummer en de datum van de laatste wijziging. Bij een ingrijpende wijziging melden we dat actief aan onze opdrachtgevers.

Deze verklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens. Voor de afspraken over onze dienstverlening gelden de algemene voorwaarden.